Vandmiljø Randers’ persondatapolitik skal hjælpe dig til at forstå, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvorfor de indsamles, hvad de anvendes til, og hvilke rettigheder du har som registreret.

 

Beskyttelse af dit privatliv

  • Vandmiljø Randers tager behandling af dine personoplysninger alvorligt
  • Vi sikrer en rimelig og gennemsigtig databehandling
  • Vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning

For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

 

Dataansvar

Vandmiljø Randers er dataansvarlig for de personoplysninger vi indsamler om dig, og dermed ansvarlig for at sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vandmiljø Randers har udpeget en GDPR ansvarlig for samarbejdspartnere og leverandører, som har til opgave at sikre, at regler og procedurer i forhold til behandling af dine personoplysninger overholdes i det daglige. Har du spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte os ved at ringe eller skrive til os på nedenstående kontaktoplysninger.

Dataansvarlig
Vandmiljø Randers A/S
Tørvebryggen 12, 8900 Randers C
+45 3841 1212
CVR.nr. 32285708
persondata@vmr.dk

Kontaktperson
Chef, HR, IT & kommunikation Marianne Slot
masl@vmr.dk
T: 3841 1277


Formålet med behandlingen af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med håndteringen af dit samarbejds- eller leverandørforhold, håndteringen af dine forespørgsler om anvendelse af vores faciliteter, din anvendelse af formularer på vores hjemmeside, samt ved vores løbende kontakt med dig. Det sker fx i forbindelse med:

  • Henvendelse fra dig i en konkret sag
  • Udbud
  • Indkøb af ydelser hos dig
  • Udlevering af nøgle, nøglebrik eller anden adgang til vores faciliteter
  • Når vi aftaler og afholder møder
  • Generel korrespondance
  • Offentliggørelse af billeder
  • Driftsproblemer
  • Fakturabehandling
  • Din udførsel af en opgave på vegne af os
  • Videoovervågning, hvis du besøger vores anlæg
  • Indgåelse af fortrolighedserklæringer

Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet.

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlaget for behandling af de oplysninger, der har decideret med vores samarbejds- og leverandørforhold at gøre:

Opfyldelse af en aftale

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for Vandmiljø Randers´ opfyldelse af en aftale, som fx opfyldelse af vores indbyrdes aftale.

Optimering af samarbejdet

Persondataforordningens artikel 6, litra e og f angår databehandling på grund af samfundets interesse eller fordi det er en legitim interesse (afvejningsregel).

Derudover benyttes afvejningsreglen i forbindelse med vores generelle forhold for at sikre det bedst mulige samarbejde, fx i forbindelse med besvarelse af din henvendelse.

 

Typer af personoplysninger

I forbindelse levering af din ydelse eller vores samarbejde, behandler vi forskellige personoplysninger om dig, afhængig af, hvilken type af samarbejdsforhold, vi har. Personoplysningerne omfatter samlet set:

Almindelige personoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer (arbejde)
  • E-mailadresse
  • Eventuelt CVR-nummer
  • Oplysninger om betalinger og restancer
  • Eventuelle mails og korrespondance
  • Eventuelle klagesager
  • Eventuelle oplysninger om flytning og eventuel konkurs på en leverandør
  • Korrespondance med dig i en konkret sag
  • IP-adresse ved benyttelse af vores hjemmeside
  • CV på rådgivere i forbindelse med udbud

Følsomme personoplysninger

Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig, medmindre du selv har oplyst os herom, og oplysningerne er relevante for vores samarbejde eller levering af din ydelse.

 

Opbevaring og sletning

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi altid faktureringsoplysninger i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven. Kontrakter opbevarer vi i op til 10 år efter udløbet af kontrakten af hensyn til at bevare relevant historik på ydelserne.

Oplysninger angående din adgang med nøgle til vores faciliteter slettes, når nøglen er afleveret.

Underskrevne fortrolighedserklæringer slettes når samarbejdet ophører, eller senest ved årets udgang i det år aftalen er ophørt.

Er dine personoplysninger følsomme, jf. persondataforordningens artikel 9, opbevares de så længe, at dette er relevant og nødvendigt, men de slettes som regel straks.

 

Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Vandmiljø Randers behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Herudover beskriver interne regler om informationssikkerhed, herunder procedurer og instrukser hvorledes personoplysninger skal behandles.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

  • Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Vandmiljø Randers.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
  • Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Vandmiljø Randers.

 

Videregivelse af personoplysninger

Vi er som led i vores samarbejde nødt til at videregive personoplysninger til tredjepart, fx i forbindelse med fakturagenerering eller restanceinddrivelse:

Tredjeparter omfatter:

  • Inkasso firma
  • Offentlige myndigheder, til hvem vi i henhold til lovgivning er forpligtet til at videregive personoplysninger til.
  • Leverandører af IT-løsninger
  • Rådgivere og andre samarbejdspartnere
  • Entreprenører

Vi videregiver i visse tilfælde dine personoplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for virksomheden, fx. i forbindelse med:

  • Ekstern databehandling i forbindelse med analyser og statistiske formål til samarbejdspartnere, der behandler oplysningerne for os. Deres behandling sker efter Vandmiljø Randers instrukser og i overensstemmelse med vores persondatapolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, fx vores databehandleraftaler
  • Til relevante entreprenører, herunder eks. firmaer der samarbejder med os på et projekt.
  • Af juridiske årsager f.eks. hvor vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:
    • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder
    • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
    • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
    • Holde Vandmiljø Randers fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Videregivelse af personoplysninger skal være sagligt begrundet og i øvrigt være nødvendig for varetagelsen af en berettiget interesse for dig eller for Vandmiljø Randers. Videregivelse til formål, der er uforenelige med de formål, som ligger til grund for Vandmiljø Randers’ behandling, må ikke ske.

Uanset om vi videregiver dine personoplysninger til parter, som er beliggende i lande inden for eller uden for EU, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller blandt andet krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

 

Overladelse af personoplysninger

Vi overlader som led i vores samarbejde personoplysninger til eksterne databehandlere. I sådanne situationer sikrer vi os, at databehandleren overholder god databehandlingsskik gennem bl.a. indgåelse af databehandleraftaler.

Databehandlere er fx:

  • Leverandører af IT-løsninger
  • Rådgivere og andre samarbejdspartnere
  • Entreprenører

 

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over Vandmiljø Randers´ behandling af dine personoplysninger.