Databeskyttelse

For at beskytte dine personoplysninger bedst muligt vurderer vi løbende, hvor høj risikoen er for, at vores databehandling påvirker dine grundrettigheder negativt. Vi er især opmærksomme på risikoen for, at du udsættes for diskrimination eller ID-tyveri eller lider økonomisk tab, tab af omdømme eller datafortrolighed.

I tilfælde af, at de beslutninger, vi har behov for at træffe, er afhængige af, at vi kan behandle biometriske oplysninger eller oplysninger om strafbare forhold om dig, gennemfører vi en analyse af konsekvenserne af databehandlingen for din privatlivsbeskyttelse. Konsekvensanalysen gennemføres, før vi begynder at behandle dine personoplysninger.

 

Dataansvar

Vandmiljø Randers er dataansvarlig for de personoplysninger, vi indsamler om dig, og dermed ansvarlig for at sikre, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Vandmiljø Randers har udpeget en GDPR-ansvarlig, som har til opgave at sikre, at regler og procedurer i forhold til behandling af dine personoplysningerne som kandidat overholdes. Har du spørgsmål til behandlingen af personoplysninger i virksomheden, kan du kontakte:

Vandmiljø Randers A/S
Tørvebryggen 12, 8900 Randers C
CVR.nr.: 32285708

Kontaktperson: Chef, HR, IT & KOM Marianne Slot, masl@vmr.dk eller telefon 3841 1277

Formålet med behandlingen af personoplysninger ifm. forbrugervalget

Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med håndteringen af dig som kandidat til forbrugervalget, samt ved vores løbende kontakt med dig.

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål. Det sker fx, ved:

  • Gennemførsel af valget som forbrugerrepræsentant (forbrugervalget)
  • Promovering af alle kandidater

Vi behandler oplysninger om dig under det samlede formål ”Administration af forbrugervalg”.

Hvis vi ønsker at anvende dine personoplysninger til et andet formål end det oprindelige, oplyser vi dig om det nye formål og beder om dit samtykke, før vi starter databehandlingen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for den nye behandling, oplyser vi dig om dette.

Typer af personoplysninger

I forbindelse med valget vil vi behandle almindelige personoplysninger om dig, der blandt andet omfatter:

Almindelige personoplysninger

  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnummer
  • E-mail
  • Kandidatbeskrivelse

Ovenstående liste må ikke anses for udtømmende.

 

Følsomme personoplysninger

Vi behandler ikke følsomme oplysninger om dig.

Omfanget af data

Inden vi behandler dine personoplysninger, undersøger vi, om det er muligt for os at minimere mængden af data om dig. Vi undersøger også, om nogle af de datatyper, vi anvender, kan bruges i anonymiseret eller pseudonymiseret form. Det kan vi gøre, hvis det ikke indvirker negativt på vores forpligtelser over for offentlige myndigheder eller på vores daglige forretningsdrift.
Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de personoplysninger, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data det er nødvendigt at indsamle og opbevare for vores forretningsdrift. Typen og omfanget af de personoplysninger, vi behandler, kan også være nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

Vi vil gerne være sikre på, at vi kun behandler personoplysninger, der er nødvendige for vores bestemte formål. Derfor er det i videst muligt omfang indlejret i vores IT-systemer, at der alene indsamles den datamængde, der er nødvendig. Det sikres også automatisk, at omfanget af behandlingen ikke er unødigt stort, og opbevaringstiden ikke er for lang.

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde Vandmiljø Randers´ forpligtelser i forhold til forbrugervalget, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning. Som udgangspunkt slettes alle oplysninger om ikke valgte kandidater, registreret i valgbogen, senest efter det næstkommende forbrugervalg (ca. 4 år efter valget).

Sikkerhed omkring dine personoplysninger

Vandmiljø Randers behandler alle personoplysninger fortroligt, og vi har foretaget en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger med det formål at beskytte dine personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse eller ændring, samt mod at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondatalovgivningen.

Herudover beskriver interne regler om informationssikkerhed, herunder procedurer og instrukser hvorledes personoplysninger skal behandles.
Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger:

  • Antivirus på alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle IT-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Anvendelse af branchetypiske IT-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt, herunder fremsendelse af links i stedet for vedhæftning af dokumenter.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på vegne af Vandmiljø Randers.
  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
  • Gennemførelse af risikovurdering og dokumentation af alle systemer, der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i Vandmiljø Randers.

Vi henviser desuden til Vandmiljø Randers’ Informationssikkerhedspolitik og Informationssikkerhedshåndbog.

Videregivelse af personoplysninger

Vi er som led i vores administration nødt til at videregive personoplysninger til tredjeparter, fx i forbindelse med valgafholdelsen.

Tredjeparter omfatter blandt andet:

  • Leverandør af valgsystem
  • Leverandør af andre relevante IT-systemer

Videregivelse af personoplysninger skal være sagligt begrundet og i øvrigt være nødvendig for varetagelsen af en berettiget interesse for dig eller for Vandmiljø Randers. Videregivelse til formål, der er uforenelige med de formål, som ligger til grund for Vandmiljø Randers’ behandling, må ikke ske.

Uanset om vi videregiver dine personoplysninger til samarbejdspartnere, som er bosiddende i lande inden for eller uden for EU, er vi sikre på, at deres niveau for persondatabeskyttelse passer til de krav, vi har opstillet i denne politik efter gældende lovgivning. Vi stiller blandt andet krav til behandlingen af data, til informationssikkerheden og til opfyldelse af de rettigheder, du har i forhold til fx at modsætte dig profilering og indgive klage til Datatilsynet.

Overladelse af personoplysninger

Vi overlader som led i vores administrationen af forbrugervalget personoplysninger til eksterne databehandlere, fx i forbindelse med administration af valget. I sådanne situationer sikrer vi os, at databehandleren overholder god databehandlingsskik gennem bl.a. indgåelse af databehandleraftaler.

Dine rettigheder

Ret til indsigt

Du kan ved henvendelse til Vandmiljø Randers få oplyst, hvilke personoplysninger og hvilke kategorier af personoplysninger vi behandler om dig, samt hvad formålet med behandlingen er. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, og hvem der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og til parter inden for og uden for EU. Din indsigtsret kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse, til forretningshemmeligheder og til immaterielle rettigheder.

På vores hjemmeside finder du en blanket, som du skal udfylde og aflevere ved anmodning om indsigt.

 

Ret til indsigelse

Du kan til enhver tid over for Vandmiljø Randers gøre indsigelse mod behandling af de personoplysninger vi behandler om dig. Du har også altid ret til at trække dit tidligere afgivne samtykke tilbage.
Du skal dog være opmærksom på, at en eventuel tilbagekaldelse kan være i strid med Vandmiljø Randers’ væsentlige interesser, og at tilbagekaldelsen i så fald kan få konsekvenser for dit kundeforhold. Der vil desuden være visse personoplysninger, som vi vil kunne behandle uden dit samtykke, hvis vi har et andet lovligt grundlag.

 

Ret til berigtigelse

Vi kontrollerer, at de personoplysninger, vi behandler om dig, ikke er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine personoplysninger løbende, når du meddeler os ændringer.
Hvis du mener, at de personoplysninger, vi behandler om dig, er unøjagtige, ukorrekte eller vildledende, har du ret til at få dem rettet.

For at sikre kvaliteten af dine personoplysninger har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine personoplysninger.

 

Ret til sletning

I afsnittet ”Opbevaring og sletning” kan du se vores retningslinjer for, hvornår vi sletter dine oplysninger.

I nogle tilfælde vil vi dog have en forpligtelse til at slette dine personoplysninger tidligere. Dette gælder, hvis du fx trækker et samtykke tilbage, eller hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt, og senest inden udgangen af 4. uge efter henvendelsen. Du kan også kontakte Vandmiljø Randers, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.

 

Ret til dataportabilitet

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra os som dataansvarlig til en anden dataansvarlig uden hindring.

 

Ret til begrænset behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Dog har vi pt. ingen behandling af personoplysninger, der medfører ret til begrænset behandling.

Hvis du ønsker at udnytte disse rettigheder, skal du sende en anmodning herom til Vandmiljø Randers. Du kan henvende dig til os ved at skrive til denne e-mailadresse: persondata@vmr.dk.

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over Vandmiljø Randers´ behandling af dine personoplysninger.